Mahngebühr

Eine Mahngebühr ist eine Gebühr, die ein Rechnungssteller seinem Rechnungsempfänger für die durch die Mahnung einer offenen Rechnung entstandenen Kosten berechnet. Im Geschäftswesen kommt es immer wieder vor, dass offene Rechnungen nicht innerhalb der dafür vorgesehenen Frist bezahlt werden. Die klassische Vorgehensweise hierzu sieht vor, dass der Rechnungssteller seinen Kunden zunächst mit einer Zahlungserinnerung dazu auffordert, die Rechnung innerhalb einer Nachfrist zu begleichen. Kommt dieser der Aufforderung jedoch nicht nach, werden in der Regel bis zu drei Mahnungen geschrieben und an den Kunden geschickt. In diesen Mahnungen wird nicht nur in dringlicherer Form die Zahlung eingefordert, sondern auch jeweils eine Mahngebühr auf den Rechnungsbetrag aufgeschlagen.

Das Nachfassen einer Rechnung und das Schreiben und Versenden von Mahnungen bringt für den Unternehmer zeitlichen Aufwand, aber auch tatsächliche Kosten mit sich. Diese Kosten kann er jedoch durch die Mahngebühr auf den Kunden abwälzen. Gleichzeitig stellt die Mahngebühr auch ein gewisses Druckmittel dar, mit dem der Rechnungssteller seinen offenen Betrag schneller eintreiben kann. Denn durch die Mahngebühr erhöht sich der Rechnungsbetrag für den Kunden, sodass es für ihn günstiger ist, wenn er früher bezahlt.

Für die Mahngebühr nutzen viele Unternehmen Pauschalbeträge, die sich jedoch von Mahnstufe zu Mahnstufe auch unterscheiden können. Die Höhe der Mahngebühr soll natürlich auch in etwa die tatsächlichen Kosten widerspiegeln, die für die Verwaltung der Forderungseintreibung anfallen. Zu diesen Kosten zählen etwa die Kosten der Aktenhaltung, die Kosten für die zusätzliche Arbeitszeit, die aufgewendet werden muss, aber natürlich auch Portokosten.

Die Mahngebühr ist jedoch nicht als Entschädigung für den möglichen Gewinnentgang anzusehen, hätte der Unternehmer den Rechnungsbetrag bereits zum vorgesehenen Termin zur Verfügung gehabt und gewinnbringend einsetzen können. Denn hierfür werden separat die Verzugszinsen berechnet. In vielen Fällen führen Unternehmen die Eintreibung von offenen Forderungen nicht selbst aus, sondern übergeben den Fall einem Inkassoinstitut. In diesem Fall verrechnet das Inkassoinstitut seine Sätze als Mahngebühr an den Kunden. Je nach den Bedingungen des Inkassobüros stellen diese Mahngebühren auch gleichzeitig die Vergütung für das Inkassoinstitut dar. Üblicherweise fallen diese Gebühren höher aus, als wenn die Gebühren direkt vom Rechnungssteller verrechnet würden.